POLITICAS DE
PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Enunciado
TECNOLOGIAS ESPECIALES COLOMBIA SAS TESPECO SAS, asegura la confidencialidad y debido manejo de la información que obtenga, registre, use, transmita y actualice mediante autorización previa, expresa y voluntaria del titular de la información. Que lo anterior se desarrolla en estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013.
TECNOLOGIAS ESPECIALES COLOMBIA SAS TESPECO SAS, está comprometida para actuar con responsabilidad y proteger la privacidad custodiando la información en bases de datos y archivos físicos.
Alcance
Esta Política aplica a la información personal que obtenga la empresa TECNOLOGIAS ESPECIALES COLOMBIA SAS TESPECO SAS en el desarrollo de actividades laborales y comerciales.
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Definiciones
Se entiende por:
a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
d) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
e). Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
h) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
i) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento)
j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Titular
Para efectos de esta Política se entenderán como titulares de datos personales, personas naturales o jurídicas entre ellas los proveedores, clientes y empleados en general.
Autorización
La Empresa requiere la autorización previa informada y expresa del titular la cual será obtenida por medios escritos bien sea físicos o electrónicos, de tal manera que pueda ser objeto de consulta posterior.
Al solicitar la información al Titular se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos los datos personales, sus derechos y los medios a través de los cuales puede ejercerlos y la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles.
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No se requiere autorización del Titular de los datos personales cuando se trate de:
1. Responder a una orden judicial o cuando los solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
2. Datos personales de naturaleza pública.
3. Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
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Datos de niños, niñas y adolescentes
La autorización para el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe realizarse bajo la facultad de los padres de familia o representantes legales del menor.
Derechos del titular
El Titular tendrá derecho a conocer rectificar y actualizar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización salvo casos excepcionales por ley, ser informado sobre el uso que se le da a sus datos personales, presentar consultas e interponer quejas, solicitar revocatoria a la Empresa por incumplimiento en la normatividad y a acceder de manera gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Deberes del titular
El Titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a la Empresa y actualizar su información de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada la Empresa se exime de cualquier responsabilidad.
Responsable del tratamiento de datos personales.
En esta Política se identifica como Responsable de los datos personales a:
TECNOLOGIAS ESPECIALES COLOMBIA SAS TESPECO SAS
NIT 800.117.605-1
Calle 168 8G-61 Int. 4 Ap. 603
Bogotá D.C., Colombia
TELS +573184718215 - +573153564885
www.tespeco.com
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Deberes del responsable
El Responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar en la medida de lo que le corresponde el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales, obtenidos en el desarrollo de sus funciones.
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Tipo de información registrada
Para facilitar el contacto con los Titulares, registramos y conservamos datos personales o cualquier información vinculada que pueda asociarse a la persona. La Empresa obtiene información a través de las siguientes fuentes:
· Cuando el usuario brinda información.
· En los procesos de facturación.
· Otras fuentes, que brindan información relacionada con el servicio que el usuario requiere.
· En los procesos de actividades comerciales
· En el ejercicio de procesos laborales
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La información personal recopilada puede incluir, pero no limitarse a:
· Nombre, direcciones y números de teléfono
· Fecha y lugar de nacimiento, así como su género
· Direcciones de correo electrónico.
· Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral.
· Número de cédula, pasaporte, nacionalidad y país de residencia
· Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas
· Uso de servicios.
· Información personal brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación.
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Utilización de la información
La Empresa utiliza información personal para contactar a los Titulares a los cuales se les pueda brindar información sobre productos, actualización tecnológica en la Empresa; información sobre campañas de promoción. Además de utilizarla para procesar, confirmar y cumplir con el objeto de funcionamiento de la Empresa o algún otro servicio que el Titular solicite, la Empresa puede utilizar esta información para fines administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de información, facturación, contabilidad y auditorias, relacionamiento comercial, procesamiento y verificación de medios de pago, y/o para el funcionamiento de los programas promocionales que se llagasen a implementar.
La Empresa no vende la información de sus clientes, ni comparte los datos personales sin autorización del Titular.
La Empresa también usa información de los Titulares para identificar, desarrollar y dar a conocer servicios que a nuestro juicio, son valiosos para los clientes, y puede comunicarse a través del correo electrónico, mensajes de texto o correo físico. Además, podríamos proporcionar a empresas expertas en divulgación de información relativa a la prestación de servicios de identificación, las cuales están sujetas a estrictos procesos de confidencialidad y seguridad de información.
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Transferencia y transmisión de datos personales
La Empresa cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo procederán las siguientes excepciones:
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
b) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
c) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
d) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
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Negativa a tratamiento de información
Si el usuario o paciente considera que la Empresa no debe utilizar o compartir su información personal con las finalidades aquí recogidas, o no quiere recibir materiales informativos relativos a la Empresa, debe escribir al correo electrónico tespeco@tespeco.com manifestando su negativa. O manifestarlo por escrito.
Procedimientos para consultas y reclamos
Consultas: Las consultas realizadas por el Titular o sus causahabientes serán atendidas por la Empresa en un término de (10) días hábiles a partir del recibo de la solicitud prorrogable por un término máximo de (5) días hábiles
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de la Empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante la Empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TECNOLOGIAS ESPECIALES COLOMBIA SAS TESPECO SAS, por correo convencional, a la Calle 168 8G-61 Int. 4 Ap. 603 de Bogotá D.C. Colombia, o por correo electrónico a tespeco@tespeco.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo con la Empresa a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.
Políticas de confidencialidad y seguridad de la información
Para TECNOLOGIAS ESPECIALES COLOMBIA SAS TESPECO SAS la Confidencialidad es un principio ético fundamental inmerso en el desempeño de sus Procesos Institucionales. De esta manera es responsable de garantizar la protección de la información frente a un mal uso o acceso injustificado y asegurar su adecuado manejo solo por parte de personas autorizadas. Es por esta razón que hay establecida una Política de Confidencialidad al interior de la organización que busca encaminar sus acciones bajo este principio, a través de los mecanismos definidos para cada tipo de información al interior de la institución, entre ellos la protección y buen uso de los Datos Personales registrados de sus clientes, empleados y proveedores entre otros.
Adicionalmente, la Empresa promueve herramientas de capacitación y entrenamiento para cumplir con esta política.
Cumplimiento de la ley de protección de datos personales
La Empresa asegura la protección de los datos personales de los Titulares adoptando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias. De igual manera evitará la adulteración, pérdida o uso no autorizado.
Modificaciones y vigencia
La Empresa se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento y notificará a los Titulares sobre cualquier cambio, con la actualización del contenido en la página web y en los documentos que la incluyan.